Smart working: presente e futuro

Il 2021 nasce con una sicurezza nel mezzo di tante incertezze create da questa pandemia: il ricorso allo smart working non tende a diminuire, anzi, con il perdurare di questa emergenza sanitaria, viene strettamente consigliato non solo alle pubbliche amministrazioni, ma soprattutto alle aziende private. Nomisma, infatti, stima che il 16% dei worker italiani svolge almeno una giornata di lavoro da remoto, ovvero oltre 3 milioni di occupati.

I periodi di lockdown hanno fatto balzare in avanti di 5 anni lo scenario lavorativo italiano che, nel 2019, vedeva lo smart working uno strumento avanguardieristico solo per pochi eletti.

Secondo un rapporto di Bankitalia, le aziende che utilizzano il lavoro da remoto sono aumentate dal 28,7% del 2019 all’82,3% del 2020 e in poco più di due mesi, in Italia si è registrato un passaggio dal 3% al 34% di lavoratori da remoto.

Questo nuovo termine che identifica il lavoro agile ed è oggigiorno sulla bocca di tutti, però, viene spesso utilizzato impropriamente, per esempio per identificare il telelavoro.

COS’É LO SMARTWORKING

Vediamo quindi qual è il vero significato e quali sono le basi che lo sottendono:

Lo smart working è una nuova frontiera manageriale concepita per incentivare la motivazione del dipendente donandogli maggiori libertà in fatto di flessibilità ed autonomia a fronte di una maggior responsabilità nel raggiungimento dei risultati, potendo contare, nel contempo, in un risparmio sui costi vivi di gestione come affitti e utenze da parte del datore di lavoro.

MIGLIORAMENTO DEL WORK-LIFE BALANCE

Grazie al supporto di nuove tecnologie e di piattaforme ad-hoc, l’impiegato può usufruire di un modello organizzativo che gli permette di decidere in maniera autonoma come distribuire carichi di lavoro, orari e location potendo così meglio conciliare la vita lavorativa e quella privata, garantendo implicitamente all’azienda, un incremento della produttività.

DIMINUZIONE DEI COSTI

Le aziende che ricorrono all’utilizzo dello smart working possono risparmiare sui costi degli straordinari, sempre più utilizzati in questa società frenetica, di quelli collegati all’assenteismo e di quelli relativi agli affitti e bollette, mentre gli smart worker possono risparmiare soldi e tempo impiegati di solito negli spostamenti.

A beneficiare di questa situazione è anche l’ambiente che può godere di riduzione delle emissioni di CO2, del traffico, dell’inquinamento e di un utilizzo più consapevole dei mezzi di trasporto.

Come ogni novità, il cambiamento porta con sé non solo aspetti positivi.

OSTACOLO AL CO-WORKING

Lavorare da casa o comunque non in azienda, avrebbe infatti delle ripercussioni negative su alcuni ambiti lavorativi che presuppongono il co-working e il lavoro in team o che semplicemente si basano sull’apprendimento di alcuni processi logistici.

GIORNATA LAVORATIVA PIÙ LUNGA E MAGGIORI DISTRAZIONI

Lavorare da remoto può, nella maggior parte dei casi essere un buon metodo per gestire contemporaneamente vita privata e lavorativa, ma in altre situazioni può risultare controproducente in quanto il lavoratore è sottoposto a maggiori distrazioni familiari e rimane davanti al pc più ore rispetto a quelle prestabilite per recuperare il tempo perduto, aumentando notevolmente il rischio di stress. Secondo il Gartner, infatti, il 40% degli smart worker lavora due/ tre ore in più e fatica a disconnettersi 1,27 volte in più rispetto a chi lavora in ufficio.

MAGGIORI RESPONSABILITA’ INDIVIDUALI

Inoltre questa modalità lavorativa si fonda sull’autonomia del dipendente che, però, deve essere in grado di condurre un sistema organizzativo solido, una buona gestione del tempo e un costante impegno. Non tutti sono portati per questo lavoro di responsabilità che porta con sé un grande entusiasmo iniziale ma che può potenziare anche una certa dose di disincanto e frustrazione se il lavoro non procede come si era sperato o quando sopraggiungono i problemi.

Per ultimo, ma non per importanza, è il problema legato alla socialità. L’umano è infatti un essere sociale che ha bisogno di intessere rapporti umani reali e non solo dietro ad uno schermo e questa modalità lavorativa può pregiudicare il rapporto lavorativo con colleghi, clienti e fornitori.

STRUMENTI DI UNO SMART WORKER

Ma vediamo ora quali sono gli strumenti maggiormente utilizzati dagli smart worker e quali sono le loro potenzialità.

  • Cambia la location ma la necessità di accordarsi, prendere decisioni ed organizzare team di lavoro resta, per questo motivo grande importanza rivestono gli strumenti utili alle videoconferenze come Skype for Business, Zoom, Google Hangout Meet
  • Poter condividere contenuti e altrettanto importante, soprattutto ora che non si può chiamare il collega al proprio desk; ecco perché vengono molto utilizzati Cloud Provider come Google Drive, Onedrive, iCloud e Dropbox
  • Come poter inviare email, scrivere testi, articoli e presentazioni senza gli strumenti adatti? Non si può, ecco perché a vincere la classifica dei prodotti utilizzati dagli smart worker ci sono le suite dedicate alla produttività, primo tra tutti Microsoft Office 365.
  • Google Calendar è infine un semplice ma valido alleato per ricordare le innumerevoli attività giornaliere e per non dimenticare importanti appuntamenti.

Abbiamo concluso questo breve excursus sul lavoro del presente e del futuro e degli strumenti necessari al suo funzionamento.

Se volessimo riassumere potremmo dire che lo smart working crea grandi benefici sia alle aziende che possono risparmiare sui costi dei dipendenti e del mantenimento delle strutture, sia agli impiegati e alle loro famiglie potendo contare su una maggiore flessibilità ed autonomia nella gestione del lavoro e delle sue tempistiche.

Tutto fa pensare che lo smart working verrà ampiamente utilizzato anche negli anni a venire, nonostante ci siano alcune criticità riguardanti fattori sociali, di stress, di collaborazione e di carichi di responsabilità individuali che andranno presi in considerazione per poter migliorare la produttività.

Come cambierà in futuro lo vedremo, per ora una cosa è certa, non possiamo far altro che prendere quello che di positivo ci offre questo periodo e mettere da parte la voglia di riunirsi davanti ad un caffè o ad un pranzo con i colleghi.